Nebenkostenabrechnung prüfen: 8 häufige Fehler und Fristen

Bevor Sie überweisen, sollten Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen. Acht typische Fehler finden Sie selbst, mit Mietvertrag, Kontoauszügen und Taschenrechner.

Die Liste stützt sich auf das Gesetz und auf Urteile des Bundesgerichtshofs (BGH), des obersten Gerichts für Mietstreit. Die Reihenfolge haben wir festgelegt, eine Statistik steckt nicht dahinter.

Der Beitrag richtet sich an Mieterinnen und Mieter einer normalen Mietwohnung, die jeden Monat einen Abschlag für Nebenkosten zahlen. Für Sozialwohnungen und Gewerberäume gelten teils andere Regeln.

Sind Sie schon ausgezogen, hängt an der Abrechnung oft noch ein Teil der Kaution. Dazu mehr im Beitrag Kaution zurückfordern.

Nebenkostenabrechnung prüfen: 8 häufige Fehler im Überblick

Nebenkostenabrechnung prüfen heißt: Sie kontrollieren, ob die Abrechnung pünktlich kam, ob nur erlaubte Kosten drinstehen und ob richtig verteilt und gerechnet wurde. Häufige Fehler sind eine verspätete Abrechnung, Kosten, die Mieter nicht zahlen müssen, und eine falsche Wohnfläche. Ihre Einwände müssen innerhalb von zwölf Monaten beim Vermieter sein (§ 556 BGB).

1. Die Abrechnung kommt mehr als ein Jahr nach Ende des abgerechneten Jahres.
2. Verwaltung, Reparaturen oder Rücklagen stehen in der Abrechnung.
3. Abgerechnet wird eine Kostenart, die nicht in Ihrem Mietvertrag steht.
4. Die Wohnfläche stimmt nicht, oder leere Wohnungen wurden herausgerechnet.
5. Ihre Abschläge sind falsch abgezogen, oder es ist falsch gerechnet.
6. Heizung und Warmwasser sind nicht nach Verbrauch abgerechnet.
7. Die CO2-Kosten sind nicht zwischen Ihnen und dem Vermieter aufgeteilt.
8. Kabelfernsehen wird weiter über die Nebenkosten abgerechnet.

Wie lange habe ich Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen?

Sie haben zwölf Monate, nachdem die Abrechnung bei Ihnen angekommen ist. Bis dahin muss der Vermieter wissen, was Sie an der Abrechnung beanstanden. Im Gesetz heißt das „Einwendungen".

Frist: 12 Monate, nachdem die Abrechnung bei Ihnen angekommen ist (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Versäumt: Sie können die Abrechnung danach nicht mehr beanstanden, außer die Verspätung war nicht Ihre Schuld.

So rechnen Sie: Die Abrechnung liegt am Mittwoch, 14. Oktober 2026 im Briefkasten. Ihr Brief muss spätestens am Donnerstag, 14. Oktober 2027 beim Vermieter sein. Rechnen Sie mit dem genauen Tag, nicht mit dem Monatsende.

Die Frist ist streng. Sie gilt auch für Kosten, die der Vermieter Ihnen gar nicht hätte berechnen dürfen, etwa für die Hausverwaltung (BGH, Urteil vom 11.05.2016 – VIII ZR 209/15).

Diese Begriffe stehen in fast jeder Abrechnung

Wer diese sechs Wörter kennt, findet Fehler schneller.

Auf einen Blick: Fehler, Rechtsgrundlage, Folge und Frist

Die Paragrafen stehen gesammelt in dieser Tabelle. Im Text erklären wir die Regeln in Alltagssprache.

Die 8 Fehler im Detail

Jeder Abschnitt endet mit Ihrem nächsten Schritt.

1. Die Abrechnung kommt mehr als ein Jahr zu spät

Kurz: Kommt die Abrechnung später als zwölf Monate nach Ende des abgerechneten Jahres bei Ihnen an, müssen Sie in der Regel nichts nachzahlen.

Es zählt der Tag, an dem der Brief bei Ihnen ankommt, nicht der Tag des Absendens. Braucht die Post zu lange, ist das das Problem des Vermieters (BGH, Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08).

Beispiel: Abgerechnet wird das Jahr 2025. Die Abrechnung muss bis Donnerstag, 31. Dezember 2026 bei Ihnen sein. Kommt sie am 4. Januar 2027, darf der Vermieter grundsätzlich keine Nachzahlung mehr verlangen.

Aber: Das gilt nicht, wenn die Verspätung nicht seine Schuld ist, etwa bei einem offenen Streit mit dem Finanzamt über die Grundsteuer. Ein Guthaben bekommen Sie auch bei Verspätung.

Was Sie tun können: Notieren Sie, wann der Brief ankam, und heben Sie den Umschlag auf. Eine verspätete Nachzahlung lehnen Sie schriftlich ab.

2. Verwaltung, Reparaturen oder Rücklagen stehen in der Abrechnung

Kurz: Kosten für die Hausverwaltung und für Reparaturen darf der Vermieter nicht an Sie weitergeben. So steht es in der Betriebskostenverordnung.

Das gilt auch für Rücklagen, also Geld, das für spätere Reparaturen angespart wird. Beim Hausmeister zahlen Sie nur seine laufenden Arbeiten, etwa Treppenhaus oder Winterdienst.

Beispiel: Der Hausmeister tauscht kaputte Türschlösser und erledigt Post für die Verwaltung. Diese Arbeitszeit gehört nicht in Ihre Abrechnung.

Steckt beides in einem Posten, muss der Vermieter ihn aufteilen. Ein grober Abzug nach Gefühl reicht nicht, so der BGH im Mai 2026.

Aber: Ein Gericht kann den erlaubten Teil schätzen. Der Posten fällt also nicht automatisch weg.

Was Sie tun können: Lassen Sie sich den Hausmeistervertrag und die Liste seiner Aufgaben zeigen. Beanstanden Sie jeden Posten, der nach Verwaltung oder Reparatur aussieht.

3. Abgerechnet wird eine Kostenart, die nicht in Ihrem Mietvertrag steht

Kurz: Nebenkosten zahlen Sie nur, wenn Ihr Mietvertrag das vorsieht.

Meist verweist der Vertrag auf eine gesetzliche Liste mit 16 Kostenarten, das genügt. Nur „sonstige Betriebskosten" muss der Vertrag einzeln nennen (BGH, Urteil vom 07.04.2004 – VIII ZR 167/03).

Beispiel: In der Abrechnung steht „Dachrinnenreinigung". Im Mietvertrag steht nur „sonstige Betriebskosten". Im Fall vor dem BGH reichte das nicht.

Aber: Steht die Kostenart im Vertrag, hilft dieser Einwand nicht.

Was Sie tun können: Legen Sie Mietvertrag und Abrechnung nebeneinander. Was im Vertrag fehlt, beanstanden Sie.

4. Die Wohnfläche stimmt nicht, oder leere Wohnungen wurden herausgerechnet

Kurz: Haben Sie nichts anderes vereinbart, werden die Kosten nach Quadratmetern verteilt. Es zählt die echte Größe Ihrer Wohnung, nicht die Zahl im Mietvertrag (BGH, Urteil vom 30.05.2018 – VIII ZR 220/17).

Eine Toleranz von zehn Prozent gibt es dabei nicht mehr. Das gilt in beide Richtungen: Ist Ihre Wohnung größer als im Vertrag angegeben, zahlen Sie mehr.

Auch die Fläche des ganzen Hauses muss stimmen. Leere Wohnungen zählen mit. Ihren Anteil zahlt grundsätzlich der Vermieter, nicht die übrigen Mieter (BGH, Urteil vom 31.05.2006 – VIII ZR 159/05).

Beispiel: Das Haus hat 600 m², zwei Wohnungen mit zusammen 120 m² stehen leer. Rechnet der Vermieter nur mit 480 m², steigt Ihr Anteil bei 72 m² von 12 % auf 15 %.

Aber: Was über Zähler gemessen wird, etwa Wasser, wird nach Verbrauch verteilt. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung kann ein anderer Schlüssel gelten, nämlich der der Eigentümer.

Was Sie tun können: Messen Sie nach und fragen Sie nach der Gesamtfläche des Hauses.

5. Ihre Abschläge sind falsch abgezogen, oder es ist falsch gerechnet

Kurz: Die Abrechnung muss zeigen: Gesamtkosten des Hauses, wie verteilt wird, Ihren Anteil und was Sie schon gezahlt haben (BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15).

Abgezogen wird, was Sie wirklich überwiesen haben. Rechnen Sie außerdem jede Zeile nach: Kosten des Hauses mal Ihr Anteil ergibt Ihren Betrag.

Beispiel: Sie haben zwölfmal 190 € gezahlt, also 2.280 €. Die Abrechnung zieht nur 2.090 € ab. Die Nachzahlung ist um 190 € zu hoch.

Aber: Ein solcher Fehler macht die Abrechnung nicht ungültig. Sie müssen ihn beanstanden, sonst bleibt er stehen.

Was Sie tun können: Zählen Sie Ihre Abschläge auf den Kontoauszügen zusammen.

6. Heizung und Warmwasser sind nicht nach Verbrauch abgerechnet

Kurz: Rechnet der Vermieter Heizung oder Warmwasser nicht nach Ihrem Verbrauch ab, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 % kürzen. Das regelt die Heizkostenverordnung.

Mindestens die Hälfte und höchstens 70 % der Heizkosten werden nach gemessenem Verbrauch verteilt, der Rest nach Quadratmetern.

Beispiel: Ihr Anteil an den Heizkosten beträgt 1.200 € und ist nur nach Quadratmetern berechnet. Sie dürfen 180 € abziehen.

Weitere 3 % dürfen Sie kürzen, wenn vorgeschriebene Zähler zum Fernablesen fehlen oder Sie keine Verbrauchsinfos bekommen. Ältere Zähler müssen bis 31. Dezember 2026 umgerüstet sein.

Aber: Es gibt Ausnahmen, etwa wenn das Messen unverhältnismäßig teuer wäre. Wohnen Sie in einem Zweifamilienhaus, in dem auch der Vermieter lebt, geht Ihr Mietvertrag der Verordnung vor.

Was Sie tun können: Suchen Sie in der Heizkostenabrechnung die Spalten „Grundkosten" und „Verbrauchskosten". Fehlt der Verbrauch, kürzen Sie und beanstanden den Posten.

7. Die CO2-Kosten sind nicht zwischen Ihnen und dem Vermieter aufgeteilt

Kurz: Fehlen in der Heizkostenabrechnung Angaben zu den CO2-Kosten, dürfen Sie Ihre Heizkosten um 3 % kürzen. So steht es im Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz.

Seit 2023 zahlt der Vermieter einen Teil der CO2-Abgabe auf Gas und Öl selbst. Je mehr CO2 das Haus pro Quadratmeter ausstößt, desto höher ist sein Anteil: zwischen 0 % und 95 %.

In der Abrechnung müssen stehen: Ihr Anteil an den CO2-Kosten, die Stufe, in die das Haus fällt, und wie gerechnet wurde.

Beispiel: Das Haus stößt 30 kg CO2 pro Quadratmeter und Jahr aus. Dann trägt der Vermieter 40 %. Von 200 € CO2-Kosten sind das 80 €.

Aber: Haben Sie einen eigenen Gasvertrag, rechnet der Vermieter hier nichts ab. Dann fordern Sie seinen Anteil selbst schriftlich an, innerhalb von zwölf Monaten nach der Rechnung Ihres Versorgers.

Was Sie tun können: Suchen Sie in der Abrechnung nach „CO2-Kosten" und „Einstufung". Fehlen beide, kürzen Sie und beanstanden den Posten.

8. Kabelfernsehen wird weiter über die Nebenkosten abgerechnet

Kurz: Gebühren für Kabelfernsehen durfte der Vermieter nur bis zum 30. Juni 2024 auf Sie umlegen. Das ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung.

Beispiel: Die Abrechnung für 2025 enthält „Kabelgebühren 96 €". Dieser Posten gehört nicht hinein. In der Abrechnung für 2024 durfte nur das erste Halbjahr stehen.

Aber: Den Strom für die Anlage im Haus dürfen Sie weiter zahlen. Bei einem neuen Glasfaseranschluss kann eine eigene Gebühr dazukommen, wenn Sie Ihren Internetanbieter frei wählen können.

Was Sie tun können: Beanstanden Sie den Posten und nennen Sie den Betrag.

Fehler gefunden: Belege ansehen und Einwände schreiben

Sie fordern die Rechnungen an und schreiben dem Vermieter, was Sie beanstanden. Beides passt in einen Brief.

Der Vermieter muss Ihnen die Rechnungen und Verträge auf Wunsch zeigen. Er darf sie auch digital bereitstellen.

Solange er Ihnen die Unterlagen nicht zeigt, müssen Sie die Nachzahlung nicht leisten (BGH, Urteil vom 07.02.2018 – VIII ZR 189/17).

Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Ein Brief hilft Ihnen aber, später zu beweisen, was Sie wann geschrieben haben.

Mit dem ersten Teil fordern Sie die Unterlagen an und halten Ihre Einwände fest. Schicken Sie ihn bald nach Erhalt der Abrechnung.

Muster, Teil 1: Kopf, Einwand und Belegeinsicht

[Ihr Name]
[Ihre Anschrift]

[Name des Vermieters oder der Hausverwaltung]
[Anschrift]

[Ort], [Datum]

Betriebskostenabrechnung [Abrechnungsjahr] vom [Datum der Abrechnung]
Wohnung [Straße, Hausnummer, Lage]

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre Abrechnung ist bei mir am [Datum] angekommen. Ich erhebe dagegen
Einwendungen nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB.

Bitte zeigen Sie mir die Belege, die der Abrechnung zugrunde liegen
(§ 556 Abs. 4 BGB), insbesondere [Rechnungen, Verträge, Ableseprotokolle].
Nennen Sie mir bis zum [Datum, etwa 14 Tage nach Ihrem Brief] einen Termin
oder schicken Sie mir die Belege digital.

Mit dem zweiten Teil nennen Sie die Fehler. Jeder Posten bekommt eine eigene Zeile mit Betrag und Grund.

Muster, Teil 2: Einwände, Zahlung, Schluss

Schon jetzt beanstande ich folgende Posten:

1. [Posten, Betrag]: [Grund, z. B. Verwaltungskosten darf der Vermieter
   nicht umlegen, § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV]
2. [Posten, Betrag]: [Grund]
3. [Posten, Betrag]: [Grund]

Weitere Einwände behalte ich mir vor, wenn ich die Belege gesehen habe.

Bitte schicken Sie mir bis zum [Datum] eine korrigierte Abrechnung.

[Variante A:] Bis ich die Belege gesehen habe, zahle ich die Nachzahlung
von [Betrag] € nicht.
[Variante B:] Die Nachzahlung zahle ich unter Vorbehalt der Rückforderung.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]
[Name]

Passen Sie das Muster an Ihren Fall an und wählen Sie eine der beiden Varianten. Die Paragrafen im Brief zeigen dem Vermieter, worauf Sie sich stützen.

Schicken Sie den Brief per Einwurf-Einschreiben oder werfen Sie ihn mit einer Zeugin oder einem Zeugen ein. Er muss innerhalb der zwölf Monate ankommen.

Musterbrief nach dem Prüfen der Nebenkostenabrechnung mit markierten Platzhaltern für Datum, Posten und Frist

<!-- Bild: der Musterbrief als Grafik, Platzhalter farbig markiert, Randnotizen in Alltagssprache: "Ab diesem Datum laufen die 12 Monate", "Hier fordern Sie die Rechnungen an", "Jeder Posten mit Betrag und Grund". Keine echten Namen oder Adressen. -->

Hohe Kosten allein sind noch kein Fehler

Ein teurer Posten macht die Abrechnung nicht falsch. Der Vermieter muss zwar sparsam wirtschaften, das Gegenteil zu beweisen ist aber schwer.

Der BGH hat im Mai 2026 entschieden: Der Vermieter muss nicht vor jedem Auftrag Vergleichsangebote einholen. Es kommt darauf an, ob er deutlich mehr bezahlt hat, als am Markt üblich ist.

Das müssen Sie als Mieter belegen (BGH, Urteil vom 20.05.2026 – VIII ZR 6/24). Auch dafür gilt die Frist von zwölf Monaten.

Lassen Sie sich also Vertrag und Rechnung zeigen und holen Sie für dieselbe Leistung selbst ein Angebot ein.

Was davon trifft auf Sie zu?

Die Tabelle ordnet typische Beobachtungen dem passenden Fehler zu.

Wann Sie eine Anwältin oder einen Anwalt brauchen

Für die Prüfung und den Brief brauchen Sie in der Regel keine Anwältin und keinen Anwalt. Holen Sie sich Hilfe, wenn:

• Post vom Gericht kommt, etwa ein Mahnbescheid oder eine Klage,
• der Vermieter wegen der offenen Nachzahlung mit Kündigung droht,
• die zwölf Monate bald enden und Ihnen Unterlagen fehlen,
• es um viel Geld oder mehrere Jahre geht.

Mietervereine prüfen Abrechnungen für ihre Mitglieder, auch Verbraucherzentralen beraten. Ist Geld knapp, fragen Sie beim Amtsgericht nach Beratungshilfe. Für einen Prozess gibt es Prozesskostenhilfe.

Wer seine Lage im Mietrecht erst sortieren möchte, bekommt mit der kostenlosen Erstanalyse von Fallfix eine erste, KI-generierte Orientierung. Eine Rechtsberatung ist sie nicht.

Häufige Fragen

Muss ich die Nachzahlung zahlen, obwohl ich Fehler gefunden habe?

Nicht, solange der Vermieter Ihnen die angeforderten Rechnungen nicht zeigt. Das hat der BGH 2018 entschieden.

Zahlen Sie trotzdem, schreiben Sie „unter Vorbehalt" dazu. Die Zahlung allein heißt nicht, dass Sie die Abrechnung akzeptieren (BGH, Urteil vom 12.01.2011 – VIII ZR 296/09).

Kann ich zu viel gezahlte Nebenkosten zurückfordern?

Ja, wenn Sie den Fehler innerhalb von zwölf Monaten beanstanden, nachdem die Abrechnung angekommen ist.

Danach ist das in der Regel vorbei, selbst bei Kosten, die gar nicht in die Abrechnung gehört hätten (BGH, Urteil vom 11.05.2016 – VIII ZR 209/15).

Darf ich die Verbrauchswerte meiner Nachbarn einsehen?

Ja. Sie dürfen auch die Zählerstände der anderen Wohnungen im Haus sehen und müssen dafür keinen Grund nennen (BGH, Urteil vom 07.02.2018 – VIII ZR 189/17).

So prüfen Sie, ob die Werte aller Wohnungen zusammen zum Verbrauch des Hauses passen.

Gilt das auch bei einer Nebenkostenpauschale?

Nein. Abgerechnet wird nur, wenn Sie monatliche Abschläge zahlen. Haben Sie eine feste Pauschale vereinbart, gibt es keine jährliche Abrechnung (§ 556 Abs. 2 und 3 BGB).

Fazit

Eine Nebenkostenabrechnung ist eine Rechnung, und Rechnungen darf man nachrechnen.

Merken Sie sich ein Datum: zwölf Monate nach dem Tag, an dem die Abrechnung bei Ihnen ankam. Bis dahin muss Ihr Brief beim Vermieter sein. Der erste Schritt ist die Bitte, die Rechnungen sehen zu dürfen.